Το Gmail αποτελεί ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία ηλεκτρονικής αλληλογραφίας παγκοσμίως και χρησιμοποιείται καθημερινά τόσο για προσωπική όσο και για επαγγελματική επικοινωνία.
Παρότι οι περισσότεροι χρήστες γνωρίζουν τις βασικές λειτουργίες του, η υπηρεσία της Google διαθέτει αρκετά εργαλεία που μπορούν να διευκολύνουν σημαντικά την καθημερινή διαχείριση των email.
Από την προγραμματισμένη αποστολή μηνυμάτων μέχρι την αυτόματη οργάνωση των εισερχομένων και τις προηγμένες δυνατότητες ασφαλείας, υπάρχουν λειτουργίες που παραμένουν άγνωστες σε μεγάλο μέρος του κοινού.
Δείτε παρακάτω τις πιο χρήσιμες λειτουργίες και πώς μπορείτε να τις αξιοποιήσετε:
Προγραμματισμός αποστολής email
Αν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα σε συγκεκριμένη ημέρα και ώρα, χωρίς να χρειάζεται να είστε εκείνη τη στιγμή μπροστά στον υπολογιστή ή το κινητό σας, το Gmail προσφέρει τη δυνατότητα προγραμματισμένης αποστολής.
Πώς θα τη βρείτε:
1. Δημιουργήστε ένα νέο email.
2. Δίπλα από το κουμπί «Αποστολή» πατήστε το μικρό βελάκι.
3. Επιλέξτε «Προγραμματισμός αποστολής».
4. Διαλέξτε ημερομηνία και ώρα.
Η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για επαγγελματικά μηνύματα, υπενθυμίσεις ή επικοινωνία με άτομα που βρίσκονται σε διαφορετική ζώνη ώρας.
Αναίρεση αποστολής
Ένα λάθος στο κείμενο ή ένα ξεχασμένο συνημμένο μπορεί να συμβεί σε όλους. Το Gmail δίνει τη δυνατότητα ακύρωσης της αποστολής λίγα δευτερόλεπτα μετά το πάτημα του κουμπιού «Αποστολή».
Πώς θα τη βρείτε:
1. Πατήστε «Αποστολή» στο email σας.
2. Στο κάτω μέρος της οθόνης θα εμφανιστεί για λίγα δευτερόλεπτα η επιλογή «Αναίρεση».
3. Πατήστε την άμεσα για να επιστρέψετε στο μήνυμα.
Ρύθμιση χρόνου αναίρεσης:
-Ρυθμίσεις → Δείτε όλες τις ρυθμίσεις → Γενικά → Αναίρεση αποστολής.
-Μπορείτε να επιλέξετε διάρκεια έως και 30 δευτερόλεπτα.
Εμπιστευτική λειτουργία
Η λειτουργία αυτή προσφέρει επιπλέον προστασία για ευαίσθητα μηνύματα.
Πώς θα τη βρείτε:
1. Πατήστε «Σύνταξη».
2. Στο κάτω μέρος του παραθύρου επιλέξτε το εικονίδιο με το λουκέτο και το ρολόι.
3. Ορίστε ημερομηνία λήξης του μηνύματος.
4. Προαιρετικά ενεργοποιήστε επιβεβαίωση μέσω SMS.
Έτσι μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες.
Χρήση Gmail χωρίς σύνδεση στο Internet
Το Gmail επιτρέπει πρόσβαση στα email ακόμη και όταν δεν υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο.
Πώς θα τη βρείτε:
-Πατήστε Ρυθμίσεις.
-Επιλέξτε «Δείτε όλες τις ρυθμίσεις».
-Μεταβείτε στην καρτέλα «Χωρίς σύνδεση».
-Ενεργοποιήστε τη λειτουργία.
Από εκεί μπορείτε να ορίσετε πόσες ημέρες αλληλογραφίας θα αποθηκεύονται στη συσκευή.
Πρότυπα (Templates)
Αν στέλνετε συχνά παρόμοια μηνύματα, τα πρότυπα μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο.
Πώς θα τα ενεργοποιήσετε:
1. Ρυθμίσεις → Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
2. Καρτέλα «Για προχωρημένους» (Advanced).
3. Ενεργοποιήστε τα «Πρότυπα».
4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές.
Πώς χρησιμοποιούνται:
– Συντάξτε ένα μήνυμα.
-Πατήστε τις τρεις τελείες κάτω δεξιά.
-Επιλέξτε «Πρότυπα».
-Αποθηκεύστε το κείμενο για μελλοντική χρήση.
Συντομεύσεις πληκτρολογίου
Οι συντομεύσεις επιτρέπουν ταχύτερη διαχείριση των email.
Πώς θα τις ενεργοποιήσετε:
1. Ρυθμίσεις.
2. Καρτέλα «Γενικά».
3. Ενεργοποιήστε τις «Συντομεύσεις πληκτρολογίου».
4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές.
Χρήσιμες συντομεύσεις:
C → Νέο μήνυμα.
R → Απάντηση.
E → Αρχειοθέτηση.
/ → Αναζήτηση.
Shift + U → Σήμανση ως μη αναγνωσμένο.
Έλεγχος συσκευών που έχουν πρόσβαση στον λογαριασμό
Η λειτουργία αυτή βοηθά στον εντοπισμό ύποπτων συνδέσεων.
Πώς θα τη βρείτε:
1. Πατήστε στην εικόνα προφίλ του λογαριασμού σας.
2. Επιλέξτε «Διαχείριση Λογαριασμού Google».
3. Μεταβείτε στην ενότητα «Ασφάλεια».
4. Επιλέξτε «Οι συσκευές σας».
Εκεί θα δείτε όλες τις συσκευές που έχουν συνδεθεί στον λογαριασμό και μπορείτε να αποσυνδέσετε όσες δεν αναγνωρίζετε.
Το Gmail διαθέτει πολύ περισσότερες δυνατότητες από όσες χρησιμοποιεί ο μέσος χρήστης στην καθημερινότητά του. Λειτουργίες όπως ο προγραμματισμός αποστολής, τα έξυπνα φίλτρα, η πρόσβαση χωρίς σύνδεση και οι προηγμένες ρυθμίσεις ασφαλείας μπορούν να κάνουν τη διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας πιο εύκολη και αποτελεσματική.
Αν δεν έχετε δοκιμάσει κάποια από τις παραπάνω επιλογές, ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να τις εξερευνήσετε. Ακόμη και μία μόνο από αυτές μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να οργανώσετε καλύτερα τα email σας.
